ZUSATZPROGRAMME
Für eine Reihe von Fragestellungen gibt es vielfach keine Standards. Gleichwohl sind sie für das Unternehmen oder die Branche von essentieller Bedeutung. Hierfür bieten wir Zusatzprogramme an, die stets im Zusammenhang mit den HS Standardprogrammen Anwendung finden. Sie sind individuell an den Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst.
Verwaltung HAUSHALT und DRITTMITTEL
Dieses Zusatzprogramm wird eingesetzt in Öffentlichen Unternehmen, die jederzeit über den Status ihres Etats auskunftsbereit sein müssen.
Einsatz
Das Programm wird einsetzbar in allen öffentlichen Unternehmen mit Planvorgaben aber auch in gewerblichen Betrieben, die in ihre Etatüberwachung nicht nur Plan und Istwerte einbeziehen dürfen, sondern auch bereits verplante Mittel (z. B. aufgrund von Bestellungen) einbezogen werden müssen.
Einflussgrößen
Bestimmende Werte einer Haushaltsüberwachung sind:
Planwerte (Sollwerte), ursprünglich und geändert
Istwerte (also realisierte Ausgaben und Einnahmen)
Bindungen (verbindliche Bestellungen und Festlegungen sowie Vorbindungen (interne Planungen) sowie die aus diesen Größen resultierenden Ergebnisse
Ergebnisse
Die Ergebnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung sind in beliebigen frei definierbaren Listen und Grafiken darstellbar – siehe hierzu auch Grafik. Es ist möglich, die Auswertungen/Berichte automatisch erstellen und verteilen zu lassen – siehe hierzu auch Automatikberichte.
Die freie Definierbarkeit der Berichte bezieht sich horizontal auf die beliebige Darstellung der Plan und der Ist-Zahlen, der Vor- und Mittelbindungen sowie der jeweiligen Unter- oder Überschreitungen. Auch die vertikale Gliederung nach sachlichen Gesichtspunkten ist frei bestimmbar. Mitgeliefert für Forschungsinstitute werden Titelstrukturen sowie für Drittmittelprojekte die Finanzierungsarten (AZA, EU etc.). Den verschiedenen Zuwendungsbescheiden und -Abrechnungen wird damit Rechnung
Grafische Darstellung HAUSHALT und DRITTMITTEL
Eine Grafik sagt mehr als 10 Tabellen. Dies insbesondere dann, wenn sich Sachbearbeiter wie auch Führungskräfte (Vorstand, Abteilungsleiter etc.) ein schnelles, aber zuverlässiges Bild über den Status des Gesamtunternehmens oder auch einzelner Abteilungen machen wollen.
Dazu bietet dieses Zusatz-Programm eine Reihe visueller Stellschrauben, z.B. die Stärke und Farben der einzelnen Grafen, deren Beschriftung sowie die beliebige Ein- oder Ausschaltbarkeit, um unterschiedliche Varianten der Summenbildung zu ermöglichen. Die Wertermittlung ist in der Grafik nicht beeinflussbar. Sie basiert ausschließlich auf den Daten des Finanzwesens (Plan- und Ist-Buchungen) und spiegelt damit auch stets den aktuellen, korrekten, also verifizierbaren Status wider.
Die beiden nachstehenden Grafiken bilden den Status einer Forschungseinrichtung ab: Dargestellt sind die Daten eines Forschungsschwerpunktes innerhalb eines Forschungsbereiches. Der Forschungsschwerpunkt wiederum setzt sich zusammen aus einzelnen Projekten (hier Kostenstellen) die sowohl Grund- wie Drittmittel- (EU, DLR oder auch Industrie) finanziert werden und ebenfalls einzeln dargestellt werden können.
Im Bild der Liniengrafik ist zu erkennen, dass die Gesamtausgaben (roter Graf) per Juni genau auf der Ideallinie liegen, man ist hier also sozusagen exakt im Plan. Die grüne Linie – die Einnahmen – liegen dagegen unterhalb der Ideallinie, es ist noch nicht alles finanziert bzw. es fehlen noch Einnahmen (z.B. Zuwendungen). Bei der Betrachtung der Gesamtausgaben ist noch zu berücksichtigen, dass hier sowohl Vorbindungen (hellblaue Gerade wie auch Mittelbindungen (dunkelblaue Gerade) bereits mit berücksichtigt werden, die „weggeschaltet“ die Gesamtausgaben wieder minimieren würden. Vor- und Mittelbindungen sind wie auch die geplanten Einnahmen und Ausgaben stets jahresbezogen und daher als Geraden dargestellt.
Das Bild der Säulengrafik weist über mehrere Jahre jeweils drei Werte auf: Die Zielvorgaben der Geschäftsleitung, die geplanten (auch schon genehmigten) Einnahmen sowie Anträge (an Zuwendungsgeber) oder Offerten (an Industrie), die vom Forschungsschwerpunkt oder Forschungsbereich (auch für zukünftige Jahre) selbst bereits initiiert wurden. Anträge/Offerten und Einnahmen sollten idealerweise dem Wert der Zielvorgabe entsprechen, also die gleiche „Säulenhöhe“ aufweisen. Ob eine Überschreitung der Zielvorgabe sinnvoll ist, mag dem Ermessen des/der Abteilungsleiters/in vorbehalten bleiben.
ANLAGEN-INVENTUR
Handels- und Steuerrecht schreiben für den Kaufmann regelmäßige Inventuren vor, die einen Überblick über seine Vermögenslage ermöglichen sollen. Diese i.a. auf das Umlaufvermögen bezogene Festlegung gilt aber auch für Inventare, die u.U. einen sehr hohen Anteil an der Bilanz ausweisen.
Hier sieht das Inventur-Zusatz-Programm im Zusammenwirken mit dem HS Anlagenmodul eine exakte und dokumentierte Bestandsaufnahme vor. Dabei die Inventare durch Scannen aufzunehmen und bestimmten Kriterien, mindesten einem Standort, zuzuordnen. Weitere Kriterien können verantwortliche Mitarbeiter Prüfungsdaten (Wartung. Kalibrierung etc.) sein.
AUTOMATIK-BERICHTE
Für bestimmte notwendige stets wiederkehrende Berichte kann dieses Modul eingesetzt werden. Dazu werden Berichte einmal definiert und sodann automatisch – z. B. des Nachts – aufgerufen. Die Ergebnisse werden dann unter vordefinierten Bezeichnungen an geeigneter Stelle gespeichert und von dort an die einzelnen Empfänger/Abteilungen automatisch weitergeleitet bzw. bei Bedarf abgeholt oder per E-Mail an die Empfänger/Abteilungen weitergeleitet.
Die Zuordnung der einzelnen Paramater für die jeweiligen Berichte erfolgt ebenfalls durch einmal vorzufertigende Tabellen.
BUCHUNGS-AUFBEREITUNG
Nicht immer entsprechen vorliegende Buchungen der Struktur bzw. dem Inhalt, den sie haben sollten, um bestimmte Fragestellungen abzudecken. Außerdem gibt es Buchungen, die Folgebuchungen erzwingen. Um diese Korrekturen und zusätzliche Buchungen nicht manuell erfassen zu müssen, wurde dieses Modul entwickelt.
Durch gezielte Einstellungen können auch in größeren Buchungsstapeln Konten, Kostenstellen und Kostenträger ersetzt oder vertauscht und/oder weitere Buchungen generiert werden. Die Änderungen werden protokolliert, so dass den GOBD bezüglich Ursprung und Ergebnis Rechnung getragen wird.
KLR - System
Unter dem Begriff KLR – Kosten- und Leistungsrechnung – wird im allgemeinen die Aufbereitung und Darstellung der Kosten/Aufwendungen eines Unternehmens und der Erträge/Erlöse in unterschiedlichen Abhängigkeiten und Zuordnungen verstanden. Dies erfolgt z.B. zum Zwecke der Kalkulation und der Ermittlung der Ergebnisse bezogen auf bestimmte Einheiten
Diese Fragestellung ergibt sich bei Forschungsreinrichtungen nicht. Lediglich die Kostenseite aus direkten und Umlagekosten spielt eine Rolle, während die Leistungsseite nicht monetär zu erfassen ist, sondern sich auf die wissenschaftlichen Ergebnisse (z.B. Publikationen, Promotionen und Habilitationen, Patenten, Vorlesungen etc.) erstreckt. Die einzelne Leistung kann bei Bedarf nach verschiedenen Gesichtspunkten qualitativ gewichtet und quantitativ bewertet werden.
Eine Publikation in einer referierten wissenschaftlichen Zeitschrift kann höher bewertet werden als eine Vorlesung an einer Fachhochschule, haben an der Publikation aber z.B. mehrere Wissenschaftler aus unterschiedlichen (auch ausländischen) Einrichtungen/Universitäten mitgewirkt, so kann sie z.B. mit einem entsprechenden Prozentsatz anteilig darstellt werden.
Die dritte Säule der KLR in diesem Sinne ist die Zeiterfassung, die belegt, welchen Anteil seiner/ihrer Arbeitszeit der/die Mitarbeiterin an einem bestimmten Projekt beizumessen ist.
Eine direkte Korrelation zwischen Kosten, Zeiten und Leistungen kann vom System nicht hergeleitet werden. Die Erfassung der Daten (Zeiten und Leistungen) erfolgt durch den einzelnen Wissenschaftler web-basiert und kann auch von den entferntesten Orten (Teneriffa, Feuerland, Antarktis oder ISS) geschehen.
VERWALTUNG STRAHLENSCHUTZ-INSTRUMENTIERUNG
Das Programm wurde zur Überwachung der Strahlenschutzinstrumente im Land Berlin entwickelt. Es dient der periodischen Überwachung von gesetzlich vorgeschriebenen Kalibrierungs- und Sicherheitsprüfungen unter Einhaltung der erlaubten zeitlichen Toleranzen. Es verwaltet die Präparate und die entsprechenden Nuklide (z.B. Cäsium 137) die zu jedem Zeitpunkt die genaue Radioaktivität entlang der negativen e-Funktion in den Einheiten Becquerel oder Sievert ausweisen.
Eine genaue Ortsbestimmung der Präparate durch die Definition von Schränken, Ebenen und Positionen gewährleisten den überwachten erzwungenen Austausch der Präparate und eine kontinuierliche Dokumentation aller Strahlenwerte.
VERWENDUNGSNACHWEISE
Viele Zuwendungsgeber verlangen exakte Nachweise über die verausgabten Gelder, die sie zur Verfügung stellten.
Diese sind differenziert sowohl nach sachlichen Kriterien - also Aufwandsart, Projekt etc.- als auch nach zeitlichen Zuordnungen zu erstellen. Entscheidend ist in diesen Fällen aber weder die handels- oder steuerrechtliche Zumessung und auch nicht die freie kameralistische Entscheidung, sondern der exakte Zeitpunkt (Tag) des Mittelabflusses (Bank, Kasse).
Diese üblicherweise nicht erforderliche Darstellung wird durch das Zusatzprogramm realisiert.